Datenschutz

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Bearbeitung deiner Personendaten ist:

Diktierst du in einer Praxis oder Klinik, die Medical Friends einsetzt, ist diese für den Inhalt deiner Diktate verantwortlich. Wir bearbeiten ihn in ihrem Auftrag, so wie es der Vertrag zur Auftragsbearbeitung regelt.

Das Diktat

Wenn du die Tasten drückst und sprichst, nimmt die App auf, bis du noch einmal tippst. Die Aufnahme geht verschlüsselt an einen Server in der Schweiz, bei der Infomaniak Network SA (Rue Eugène Marziano 25, 1227 Les Acacias (Genf), Schweiz). Dort wird sie zu Text und geglättet. Der Text geht zurück an deinen Computer, danach löscht die App die Aufnahme. Weder Aufnahme noch Text werden gespeichert, und mit beiden wird nichts trainiert.

Der Inhalt läuft nur über diesen Server in der Schweiz. An den Server in Deutschland gehen beim Diktat nur deine Kennung, dein Plan, die Sekunden und Prüfsummen, damit dein Kontingent stimmt.

Mit der Aufnahme gehen mit: deine eigenen Wörter und die Wörter deines Teams (damit Namen und Fachbegriffe richtig geschrieben werden), das eingestellte Fachgebiet, die Art des Textfelds (etwa Mail oder Chat, damit der Text passt) und, wenn du vorher Text markiert hast, um einen Auftrag dazu zu geben, dieser Text. Am Computer erkennt Medical Friends die Art des Textfelds an der App, in der du schreibst; deren Name bleibt auf deinem Gerät. Aus Passwortfeldern geht nie etwas mit. Auch das wird nicht gespeichert.

Wir bearbeiten die Daten, um den Vertrag mit dir oder deiner Praxis zu erfüllen. Infomaniak bearbeitet sie in unserem Auftrag.

Konto und Kennung

Für dein Konto speichern wir deine E-Mail-Adresse, deinen Plan, die Kennungen deiner Geräte und wie viele Sekunden du im Monat diktiert hast. In einem Team kommen der Name des Teams, die Zahl der Plätze und zu jedem Mitglied E-Mail-Adresse, Rolle und der Stand der Einladung dazu, ausserdem die gemeinsamen Wörter, die die Verwaltung einträgt. Die Verwaltung sieht, wie viele Minuten jedes Mitglied genutzt hat, nie ein Diktat.

Zum Anmelden schicken wir dir einen Code per E-Mail. Die Mail verschickt Resend, Inc. (San Francisco, USA) in unserem Auftrag aus seinem Rechenzentrum in Irland (EU); dafür erfährt es deine E-Mail-Adresse und den Code. Die Anfrage mit dem Code löschen wir nach 15 Minuten.

Auf der Kontoseite setzen wir ein Cookie, das dich eine Stunde lang angemeldet hält. Es ist für die Anmeldung nötig und enthält nur eine Zufallszahl; wir speichern davon eine Prüfsumme und löschen sie nach Ablauf oder wenn du dich abmeldest.

Dein Konto bleibt, bis du es löschst: in der App unter Konto oder auf der Kontoseite mit «Konto löschen». Dann entfernen wir E-Mail-Adresse, Geräte-Zuordnung, Sekunden, Anmelde-Anfragen und deine Team-Zugehörigkeit sofort. Unsere nächtlichen Sicherungskopien enthalten die Daten danach noch höchstens 35 Tage. In die Protokolle der Server kommen nur Ereignis, der Anfang der Kennung, Sekunden und Status, nie Audio oder Text.

Bezahlen

Das Abo bezahlst du über Stripe; die Rechnung stellt die dalistovision group GmbH aus. Stripe bearbeitet deine Zahlungsdaten als eigene Verantwortliche, wir sehen weder Kartennummer noch Kontodaten. Bei uns bleiben die Kunden- und Abo-Nummer bei Stripe und die Rechnungsdaten, die wir aufbewahren müssen. Vertragspartner bei Stripe ist dieStripe Payments Europe, Ltd. in Dublin, Irland.

Wohin gehen deine Daten?

• Schweiz: Diktate und Meetings, bei Infomaniak Network SA. Aufnahme und Text verlassen die Schweiz nicht.
• Deutschland: Konto, Teams und Abrechnung, auf dem Server bei Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum in Nürnberg. Dazu die nächtliche Sicherungskopie, verschlüsselt, mit 35 Tagen Aufbewahrung.
• EU: der Versand der Anmeldemails (Irland) und Absturzberichte ohne Inhalt (Frankfurt am Main).
• USA: Sitz mehrerer unserer Dienstleister (siehe unten). Ein Zugriff von dort lässt sich nicht ausschliessen, deshalb gelten Standardvertragsklauseln.

Für Deutschland und die anderen Staaten der EU und des EWR hat der Bundesrat festgestellt, dass sie einen angemessenen Datenschutz gewährleisten (Art. 16 Abs. 1 DSG, Anhang 1 der Datenschutzverordnung). Für Unternehmen mit Sitz in den USA stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die der EDÖB als Garantie für einen geeigneten Datenschutz anerkennt, wenn sie an das Schweizer Recht angepasst sind (Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG).

Wer in unserem Auftrag mitarbeitet

• Technischer Betreiber der Plattform (Name auf Anfrage) (Deutschland): Betrieb der Software und der Server, auf denen die App läuft, Pflege der Konten und Hilfe bei Störungen. auf denselben Schutz verpflichtet wie in diesem Vertrag.
• Infomaniak Network SA (Rue Eugène Marziano 25, 1227 Les Acacias (Genf), Schweiz): Betrieb des Servers in der Schweiz, Spracherkennung und Textaufbereitung von Diktaten und Meetings (bei Meetings auch die Sprechererkennung). Rechenzentren in der Schweiz, keine Speicherung über das Ergebnis hinaus, kein Training.
• Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland): Betrieb des Servers für Konten, Teams und Abrechnung; Diktate laufen nicht über ihn. Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland.
• Resend, Inc. (San Francisco, USA): Versand von Anmeldecodes und Einladungen (E-Mail-Adresse, Code). Rechenzentrum in Irland (EU); Standardvertragsklauseln.
• Functional Software, Inc. („Sentry“) (San Francisco, USA): Fehler- und Absturzberichte von Server und Apps, ohne Audio und ohne Text. Rechenzentrum in Frankfurt am Main; Standardvertragsklauseln; Löschung nach spätestens 90 Tagen.
• Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA): Aufbewahrung der nächtlichen Sicherungskopie der Datenbank, verschlüsselt mit einem Schlüssel, den nur der Betreiber der Plattform hat. Rechenzentren in der EU; Standardvertragsklauseln; Löschung nach 35 Tagen.

Absturzberichte

Stürzt die App ab, merkt sie sich, wo im Programmcode das passiert ist, und schickt das beim nächsten Start an unseren Server: die Art des Fehlers, die betroffenen Stellen im Code, die Versionen von App und Betriebssystem und ob es ein Computer ist. Nie dabei sind Fehlermeldungen, Audio, Text oder Inhalte von Textfeldern. Der Server prüft jeden Bericht gegen eine feste Liste erlaubter Angaben, verwirft alles andere und gibt ihn ohne IP-Adresse an die Fehlerauswertung weiter. Dort werden die Berichte nach spätestens 90 Tagen gelöscht.

Meetings am Computer

In der App kannst du ein Meeting aufnehmen: Ein Klick nimmt dein Mikrofon und den Ton des Computers auf, also auch die Stimmen der anderen im Call. Die Aufnahme liegt in Abschnitten auf deinem Computer. Etwa alle fünf Minuten geht ein Abschnitt verschlüsselt an den Server in der Schweiz, der daraus Text mit getrennten Sprechern und ein Protokoll macht. Der Ton liegt dort nur während der Verarbeitung im Arbeitsspeicher. Transkript und Protokoll liegen danach nur auf deinem Computer. Sag den anderen vor der Aufnahme Bescheid.

Schickst du ein Protokoll an die Teilnehmer, liegt es 30 Tage lang verschlüsselt auf dem Server in Deutschland. Den Schlüssel speichern wir nicht, er steht nur im Link der Mail. Schaltet dein Team das Team-Archiv ein, liegen Meetings zusätzlich Ende-zu-Ende verschlüsselt auf diesem Server. Lesen kann sie nur dein Team, wir nicht.

Anliegen an uns

Schreibst du uns eine Mail, bearbeiten wir sie mit deiner Adresse und deinem Text und löschen sie, wenn dein Anliegen erledigt ist, ausser wir müssen sie aufbewahren, etwa weil sie eine Rechnung betrifft.

Diese Website

Die Seite liegt bei Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Beim Aufruf bearbeitet der Anbieter technisch notwendige Daten: deine IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Seite und Angaben zu deinem Browser. Ohne sie lässt sich die Seite nicht sicher ausliefern.

Die Seite setzt keine Cookies und zählt keine Besuche. Schriften, Skripte und alle anderen Dateien kommen vom selben Server wie die Seite. Öffnest du ein geteiltes Protokoll, bleibt der Schlüssel im Link, hinter dem «#», in deinem Browser: Er wird nirgendwohin geschickt, das Protokoll wird bei dir entschlüsselt.

Deine Rechte

Du kannst Auskunft verlangen, welche Daten wir über dich bearbeiten (Art. 25 DSG), falsche Daten berichtigen und deine Daten löschen lassen und der Bearbeitung widersprechen (Art. 32 DSG). Deine Daten bekommst du auf Wunsch in einem gängigen elektronischen Format oder wir geben sie einem anderen Verantwortlichen (Art. 28 DSG). Schreib uns dafür an hallo@medicalfriends.ch.

Beschweren kannst du dich beim EDÖB:

Bist du in der EU oder im EWR, gelten für dich zusätzlich die Rechte der DSGVO (Art. 15 bis 21) und das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Stand: 15. Oktober 2026